Confidencialidad y Acceso a los Expedientes de Su Niño

Actualizado, septiembre de 2020

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IDEA y otras leyes federales protegen la confidencialidad de los expedientes educativos de su niño. Estas defensas tratan los siguientes tres temas:

• el uso de información para la identificación personal;
• quién puede tener acceso a los expedientes del niño; y
• los derechos de los padres de inspeccionar los expedientes de su niño y de pedir que se enmienden los expedientes para corregir información engañosa o que viola la privacidad del niño.

Información para la Identificación Personal

Información para la identificación personal significa información que incluye:

• el nombre del niño, padre, u otro miembro de la familia;
• la dirección del niño;
• un número de identificación personal (como el número de seguro social del niño o su número de alumno); o
• una lista de características personales u otra información que permitiría la identificación del niño con certidumbre razonable.

Con algunas excepciones, Ud. debe dar su consentimiento antes de que el distrito escolar pueda divulgar información para la identificación personal de su hijo. Estas excepciones están especificadas por la política de su Estado u otra agencia de acuerdo a los reglamentos de Sección 99.31 del Acta para los Derechos Educativos y Privacidad Familiar (“Family Educational Rights and Privacy Act,” o FERPA). Las regulaciones de IDEA sobre la confidencialidad contienen varias referencias a FERPA.

Ud. tiene el derecho de conocer la política de su Estado u otra agencia participante en cuanto a la colección, almacenaje, divulgación a terceros partidos y destrucción de información para la identificación personal de su hijo. Ud. puede obtener esta información a través del director de educación especial de su distrito o a través de la Oficina Estatal de Educación Especial.

Acceso a los Expedientes del Niño

El acceso a los expedientes educativos de su niño con frecuencia preocupa a los padres. De acuerdo a los requisitos de FERPA, sólo ciertos individuos, además de Ud., como padre, pueden tener acceso a los archivos de su hijo. Estos individuos pueden incluir, por ejemplo, maestros o funcionarios de la escuela o Estado que tienen un legítimo interés educacional en los expedientes.

La escuela u otra agencia participante está obligada a mantener un archivo de todos los interesados que obtienen acceso a los expedientes educativos del niño, los cuales son coleccionados, mantenidos o usados bajo Parte B de IDEA (con la excepción de los padres y empleados autorizados de la agencia). Este archivo debe incluir el nombre de la persona que tuvo acceso a los expedientes, la fecha, y el propósito por el cual a esta persona se le autorizó el uso de los expedientes.

Derechos de los Padres a Inspeccionar los Expedientes de su Niño

IDEA le garantiza a Ud. el derecho de inspeccionar y revisar cualquier expediente sobre su niño que el distrito escolar u otra agencia participante coleccione, mantenga o utilice en cuanto a la identificación, evaluación, y ubicación educacional de su niño y la provisión de una educación pública gratis y apropiada (FAPE) a su niño.

Si Ud. quiere revisar los expedientes de su niño pero no está seguro/a de cómo presentar su solicitud a la escuela, puede usar como guía la carta modelo disponible en la página Cómo Solicitar los Expedientes de Su Niño.

Después de recibir su solicitud por carta o correo electrónico, el distrito escolar u otra agencia participante debe responder sin demoras innecesarias y antes de la reunión del IEP o audiencia de proceso legal debido en relación a su niño, y en ningún caso debe demorarse más de 45 días para responder. Ud. tiene además el derecho a pedidos razonables para explicaciones e interpretación de los expedientes. Algunos otros derechos de los padres en cuanto a los expedientes de su niño son:

• Ud. puede pedir que la agencia le dé una copia de los expedientes de su hijo.
• La escuela puede cobrarle una cantidad razonable para hacer las copias, siempre y cuando que el total de esta cuota no sea suficiente como para impedir que Ud. inspeccione y revise los expedientes.
• Las escuelas no pueden cobrarle por buscar o recoger los expedientes.
• Ud. tiene el derecho de hacer que un representante inspeccione y revise los archivos.
• Ud. tiene el derecho de obtener del distrito escolar u otra agencia participante una lista de los tipos de expedientes educativos que son coleccionados, mantenidos, o utilizados por la agencia y en dónde se mantienen estos archivos.

Derechos de los Padres a Pedir que los Expedientes Sean Enmendados

Este derecho es otorgado a los padres bajo la ley. Si Ud. cree que la información contenida en los expedientes de su hijo es incorrecta o engañosa o que la información viola los derechos de su hijo en cuanto a su privacidad u otros derechos, Ud. puede solicitar que la agencia que mantiene esta información enmiende la información. La agencia debe decidir, dentro de un período de tiempo razonable, si va a cumplir con su solicitud o no. Si la agencia decide rechazar su pedido, debe informarle de la decisión y aconsejarle sobre su derecho a una audiencia de proceso legal debido.

Si Ud. decide disputar la decisión del distrito escolar u otra agencia participante a través de una audiencia, Ud. tiene el derecho de presentar evidencia que demuestre por qué piensa que la información contenida en los expedientes de su hijo debe ser enmendada. Ud. también puede, a su propio costo, ser ayudado o representado por uno o más individuos seleccionados por Ud., incluyendo un abogado. La audiencia debe ser conducida por un individuo que no tenga ningún interés directo en los resultados de ésta, y la agencia educativa o institución debe tomar su decisión por escrito dentro de un período de tiempo razonable después de la audiencia. La decisión debe ser basada sólo en la evidencia presentada en la audiencia y debe incluir un resumen de la evidencia y las razones por la decisión.

Si el resultado de la audiencia es a favor suyo, el distrito u otra agencia participante debe enmendar los expedientes de su hijo e informarle por escrito que lo ha hecho.

Si el resultado de la audiencia es que la información sobre su niño no es incorrecta, engañadora, o de otra manera en violación de sus derechos de privacidad u otros derechos, entonces la agencia debe informarle que, como padres, Uds. tienen el derecho de agregar una manifestación a los expedientes de su hijo comentando sobre la información bajo disputa y una presentación de las razones porlas cuales Uds. no están de acuerdo. El distrito debe colocar su manifestación en los expedientes and mantenerla allí durante todo el tiempo que la agencia mantenga los expedientes. Si el expediente de su niño (o la sección bajo disputa) es divulgada por parte de la agencia a cualquier otra persona, esta manifestación debe también ser divulgada a aquella persona.

IDEA agrega otra provisión sobre los expedientes educativos y la inclusión de información disciplinaria en aquéllos. El Estado puede exigir que la agencia pública incluya en los expedientes del niño con discapacidad una manifestación de cualquier acción disciplinaria, actual o previa, tomada contra el niño. Esta manifestación sería transmitida a la misma extención que la información disciplinaria sería incluída en, y transmitida con, los expedientes de alumnos de niños sin discapacidad. [§300.576(a)] Esta manifestación puede incluir:

• una descripción de cualquier conducta por parte del niño que exigió acción disciplinaria,
• una descripción de la acción disciplinaria tomada, y
• cualquier otra información que sea pertinente a la seguridad del niño y los otros individuos involucrados con el niño.

Si el Estado adopta tal política y el niño se traslada de una escuela a otra, la transmisión de cualquiera de los expedientes del niño debe incluir tanto el IEP actual del niño como cualquier manifestación de la actual o previa acción disciplinaria tomada contra el niño.

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¿Quiere seguir leyendo sobre los derechos de los padres bajo IDEA?
Use estes enlaces para saltar al derecho de su interés.  El derecho de los padres a:

Recibir una explicación completa sobre todas las garantías procesales disponibles bajo IDEA y los procedimientos Estatales para presentar quejas

Inspeccionar y revisar los expedientes educativos de su niño (Ud. está aquí ahorita)

Participar en reuniones relacionadas a la identificación, evaluación, y ubicación de su niño, y la provisión de una educación pública gratis y apropiada a su niño

Obtener una evaluación educativa independiente (IEE)

Recibir previa notificación por escrito sobre asuntos relacionados a la identificación, evaluación, o ubicación educacional de su niño, y la provisión de una educación pública gratis y apropiada a su niño

Dar o negar su consentimiento antes de que la escuela pueda tomar ciertas acciones en cuanto al niño

No estar de acuerdo con decisiones tomadas sobre estos asuntos

Resolver disputas, incluyendo el derecho de apelar determinaciones.

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