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Comunicándose con la Escuela a Través de Cartas

Introducción al Arte de Escribir Cartas

Actualizado, junio de 2014
Un recurso transferido de NICHCY

Tabla de Contenido

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Introducción

A lo largo de los años escolares de su hijo, hay siempre una necesidad de comunicarse con los profesores, administradores y cualquier otra persona concerniente a la educación de su hijo. Hay también ocasiones cuando la escuela necesita comunicarse con Ud. Esto es particularmente cierto cuando su hijo tiene una discapacidad y recibe servicios de educación especial. Algunas veces la comunicación se produce en un ambiente informal, como las llamadas telefónicas, los comenta-rios en el cuaderno de su hijo, una conversación mientras recoge a su hijo o durante una función en la escuela. Otras formas de comunicación son más formales y es necesario que sean por escrito.

Las cartas les proporcionan a Ud. y la escuela un archivo de ideas, preocupaciones y sugerencias. Poner sus pensamientos sobre el papel le da la oportunidad de tomar el tiempo que necesita en cosas como:

declarar sus preocupaciones,
meditar lo que Ud. ha escrito,
hacer cambios y
hacer que alguien más lea su carta y haga sugerencias.

Las cartas también dan la oportunidad de repasar lo que ha sido sugerido o hablado con anterioridad. Escribir sus pensamientos e ideas le puede evitar muchas confusiones y malentendidos.

Sin embargo, escribir cartas tiene su técnica. Cada carta que Ud. escribe será diferente según la situación, la persona a quien escribe y las cuestiones que trata. Esta guía le ayudará a comunicarse por escrito con los profesionales involucrados en la educación especial de su hijo.

Nota: El término “padre” es usado en esta publicación para referirse a cualquier persona de atención primaria que actúa en el papel de padre o madre.

Información Preliminar

La ley IDEA | El Acta para la Educación de los Individuos con Discapacidades (en inglés, Individuals with Disabilities Education Act, o IDEA) es nuestra ley federal nacional de educación especial. Bajo IDEA, los niños y jóvenes con discapacidades tienen derecho a una Educación Pública Gratis y Apropiada (en inglés Free Appropriate Public Education, o FAPE).

Reglas estatales | Usando IDEA como referencia, cada estado desarrolla reglas sobre cómo proporcionará los servicios de educación especial a los niños con discapacidades. Cada distrito escolar local público en cada uno de los estados desarrolla su propia política basada en las regulaciones federales y estatales. Algunos estados dan a los padres más derechos y protecciones de los que requiere la ley federal. Por ésto es importante que Ud. conozca bien las regulaciones de la educación especial en su estado. Es posible que pueda conseguir una copia de éstas (o una guía a las políticas de su estado) del director de la educación especial en su área.

La importancia del IEP | Bajo IDEA, cada estudiante que recibe servicios de educación especial debe tener un Programa Educativo Individualizado (en inglés, Individualized Education Program, o IEP). El IEP es un documento escrito que la escuela y los padres desarrollan juntos. Entre otras cosas, el IEP describe las necesidades del niño y pone en una lista los servicios que recibirá.

Si su hijo recibe servicios de educación especial, habrá ocasiones en las que Ud. tendrá que escribir a la escuela de su hijo. Esta guía le proporciona ejemplos de cartas que Ud. pueda tener que escribir.

Cómo Escribir una Carta: Sugerencias Generales

Como se ha dicho, cada estado y cada distrito escolar tiene su propia directriz para la educación especial. Estas directrices le indican los diferentes pasos, derechos y responsabilidades sobre el proceso de la educación especial. Llame a la oficina principal de la escuela de su hijo y pida una copia escrita de las directrices de su distrito escolar. También:

Haga todas sus peticiones por escrito, aunque esto no sea requerido por su distrito escolar. Una carta evita confusión y proporciona un registro de su petición.
Mantenga siempre una copia de cada carta que envía. Es aconsejable tener una carpeta solamente para guardar las copias de las cartas que escribe.

¿Dentro de cuánto tiempo puedo esperar una respuesta a mi carta?

Algunas directrices de educación especial establecen el tiempo que una escuela tiene para responder a la petición de un padre, sin embargo otras no. IDEA dice que las escuelas deben responder en “un tiempo apropiado” o dentro de un período “razonable” de tiempo. Algunos estados y distritos en realidad definen este período con un cierto número de días. Para aprender qué está vigente en su área, averigue las regulaciones estatales y locales.

Después de 10 días | Si no ha tenido una respuesta de la escuela en un plazo de 10 días laborables después de enviar su carta, llame a la oficina de la escuela para asegurarse de que ésta recibió su carta. Pregunte cuándo puede esperar una respuesta. Esto puede llevar algo de tiempo si ha pedido una reunión u otros servicios que requieren la coordinación con otras personas. Sin embargo, es razonable que la escuela le avise de que su petición está siendo procesada.

¿Necesita una respuesta rápida? | Si necesita una respuesta antes de 10 días laborables (por ejemplo, si se cambia de domicilio o tiene otros motivos urgentes), haga saber a la escuela que Ud. ha enviado—o que está por llegar—una carta y necesita una respuesta cuanto antes (o para una fecha específica). De esa manera, el personal puede intentar darle una respuesta rápida.

¿A quién le debo dirigir la carta?

Muchas de las cartas deberán ser enviadas al profesor de su hijo. Otras deberán enviarse al director de la escuela. En algunos casos, las cartas podrían ser dirigidas al Director Local de Educación Especial u otro administrador. Llame a la oficina de la persona en cuestión para asegurarse de que el nombre y la dirección de correo están escritos correctamente.

Algunos distritos escolares manejan peticiones de educación especial a nivel escolar local. Otros distritos asignan este trabajo a diferentes administradores que no trabajan en la misma escuela de su hijo. Si Ud. no está seguro a quién enviar su carta, o no puede conseguir la información adecuada sobre a quién escribir, siempre puede enviar su carta al director de la escuela. Si él no es directamente responsable de la contestación de su petición, él debe dar su carta a la persona apropiada.

Envíe también una copia de su carta al profesor de su hijo, para que esté consciente y enterado de lo que pasa y de sus preocupaciones.

¿Puedo escribir en español o debe hacerlo en inglés?

Sus derechos | Es importante reconocer que la ley federal requiere que las escuelas se comuniquen con los padres en su idioma materno, a menos que claramente no sea posible. Cuando la escuela le escriba a Ud. (por ejemplo, para dejarle saber que le gustaría evaluar a su hijo, ubicarlo en un programa de educación especial, o realizar una reunión para discutir el Programa Educativo Individualizado, estas comunicaciones deben ser en español, si es su idioma materno y el que comprende mejor. Cuando la escuela se comunica con Ud., o cuando Ud. necesite ir a la escuela a una reunión, la escuela debe asegurar que haya un intérprete disponible para que Ud. comprenda y pueda participar en todas las discusiones. El propósito de estos requisitos es de que Ud. no se vea limitado en cuanto a su habilidad de participar en la educación de su hijo, a causa del idioma.

La capacidad bilingüe de la escuela | Dado estos requisitos de la ley, entonces Ud. está dentro de sus derechos de escribirle al sistema escolar en español. Sin embargo, sepa que, cuando Ud. escriba en español, el sistema escolar quizás tenga dificultad en responder. Muchas escuelas no tienen a nadie que pueda comprender español. Si es así y Ud. escribe en español al Director de Educación Especial, por ejemplo, posiblemente tenga que esperar un tiempo antes de que le responda. El director tendría que encontrar a una persona dentro del distrito que pueda traducir su mensaje y responderle. La carta puede perder su prioridad con todas las actividades escolares o perderse en el proceso de ubicar a un traductor.

Muchos sistemas escolares, especialmente áquellos que se encuentran dentro de las grandes áreas metropolitanas, sí tienen personal bilingüe y un sistema para tratar las comunicaciones en español. Si Ud. vive en tal área, las demoras en responder a su carta serán mínimas, especialmente si Ud. sabe a quién contactar dentro de esta red.

Escribiendo en inglés | Por lo tanto, a menos que Ud. sepa que la escuela tiene personal que pueda responder a la carta en español, puede resultarle mejor si escribe en inglés. Por esta razón, todas las cartas modelo en esta Guía para Padres se presentan en inglés y español. Las cartas en inglés le presentan las frases básicas que puede usar, aunque hay secciones que pueden ser únicas a sus necesidades, dado su familia y la situación de su hijo. Estas partes las tendrá que escribir Ud. mismo. Si ésto le es imposible, trate de encontrar a alguien que le pueda ayudar, quizás alguno de sus amigos o alguien de su familia, iglesia, o grupo comunitario. No es necesario que su inglés sea perfecto; basta con que se pueda comprender.

Si necesita un intérprete | Si Ud. necesita un intérprete en alguna reunión con la escuela, o para alguna conferencia telefónica, asegúrese de incluir esta información en su carta. Por ejemplo, Ud. podría decir:

Aunque le estoy escribiendo en inglés, me gustaría tener un intérprete presente en (la reunión para discutir el IEP o la elegibilidad de mi hijo, etc.). Por favor, haga los arreglos necesarios para asegurar ésto.”

En inglés se diría: “Although I am writing to you in English, I would like to have an interpreter present in the (IEP meeting, the eligibility meeting, etc.). Please make whatever arrangements are necessary to ensure this.”

Al informar a la escuela por adelantado, la escuela puede hacer todas las preparaciones para contratar un intérprete para que Ud. pueda participar totalmente con la escuela.

Recuerde | Ud. tiene todo el derecho de comunicarse con la escuela en su idioma materno. Si Ud. decide escribir sus cartas en español y hay grandes demoras (por ejemplo, más de un mes), o si no recibe ninguna respuesta, Ud. podría ponerse en contacto con la Oficina para Derechos Civiles (“Office for Civil Rights,” OCR), explicar su problema y pedir asistencia. OCR es responsable de vigilar el cumplimiento del Acta de los Derechos Civiles de 1964, la ley que prohibe la discriminación basada en el orígen étnico, entre otras cosas. OCR tiene 10 oficinas regionales a través de los Estados Unidos.

Para averiguar la dirección y número de teléfono de la oficina que sirve su región, llame a OCR al 1-800-421-3481. Hay personal disponible de habla español quien puede responder a sus preguntas. Ud. también puede visitar su página de Internet para esta información..

¿Qué debo decir en la carta, en términos generales?

Así como al escribir cualquier carta de negocios, es importante que ésta sea corta y concisa. Primero, empiece haciéndose las preguntas siguientes y escriba las respuestas en su carta:

¿Por qué escribo?

¿Cuáles son mis preocupaciones específicas?

¿Cuáles son mis preguntas?

¿Qué me gustaría que hiciera la persona sobre esta situación?

¿Qué tipo de respuesta quiero: una carta, una reunión, una llamada telefónica, o algo más?

En cada carta que escriba, incluya la siguiente información básica:

La fecha.

El nombre completo de su hijo y el nombre de su profesor principal o la ubicación de su clase actual.

Lo que quiere, en lugar de lo que no quiere. Hágalo de manera simple y sencilla.

Su dirección y un número de teléfono donde Ud. puede ser localizado durante el día.

Una “gracias” al concluir.

¿Qué otros consejos debo tener presentes?

Ud. quiere dar una buena impresión para que la persona que lea su carta entienda su petición y diga “sí.” Recuerde que es posible que esta persona no le conozca a Ud., a su hijo, o la situación de su hijo. Escriba su carta en un tono agradable y a la vez serio.

Exponga los hechos sin dejar que el enfado, la frustración, la culpa u otras emociones negativas se apoderen de Ud. Estos son algunos consejos útiles que debe tener presentes al escribir su carta:

Después de escribir su primer borrador, ponga la carta aparte durante un día o dos. Después léala otra vez y revísela con nuevos ojos.

Lea su carta como si Ud. fuera la persona que la recibe. ¿Es su petición clara? ¿Ha incluído los hechos importantes? ¿Está enfocada? ¿Puede ofender a alguien? o ¿Tiene un tono serio?

De su carta a leer a alguien más. ¿Es el motivo de la carta claro? ¿Puede el lector decir qué es lo que Ud. pide? ¿Diría el lector “sí” en caso de recibir esta carta? ¿Puede mejorarse su carta?

Corrija la ortografía y la gramática de su carta en la computadora. O, si Ud. no tiene una, pida a alguien de confianza que corrija su carta antes de enviarla.

Guarde una copia en su archivo.

¿Quién puede ayudarme a escribir una carta?

Hay muchas personas que pueden ayudarle a escribir su carta y otras tareas relacionadas con las necesidades especiales de su hijo. Existen organizaciones de discapacidades y organizaciones de padres en cada estado que pueden ayudarle.

Las organizaciones locales, regionales y/o nacionales de discapacidades pueden trabajar con Ud. Aunque su enfoque principal es sobre discapacidades específicas, también tienen información más amplia, como por ejemplo las relativas a cómo educar a un niño con una discapacidad. Sus miembros a menudo incluyen a padres y a profesionales.

Su PTI | Cada estado tiene un Centro de Capacitación e Información para Padres (en inglés, Parent Training and Information Center o PTI). Estos centros reciben fondos federales para proporcionar información y asistencia a los padres. El personal del PTI puede explicarle las leyes, la política, y los procedimientos de la educación especial en su estado. Ellos también pueden ayudarle con ideas para resolver sus problemas. Puede identificar el PTI para su área en nuestro sitio Web.

Su CPRC | Los Centros de Recursos Comunitarios para los Padres (en inglés, Community Parent Resource Center, o CPRC) también están a disposición de las familias que tienen hijos y jóvenes adultos con discapacidades. Ellos proporcionan información y entrenamiento para ayudar a las familias a obtener una educación apropiada y servicios para sus hijos con discapacidades. También puede identificar el CPRC para su área (si hay) en nuestro sitio Web.

Agencias estatales | Las agencias estatales, como El Consejo de Discapacidad y Desarrollo (en inglés, Developmental Disability o DD Council), la Oficina de Protección y Defensa (en inglés, Protection and Advocacy Agency, o P&A), o el departamento estatal de educación, también pueden explicarle los procedimientos y darle sugerencias. El PTI o CPRC para su área puede ponerle en contacto con estas y otras agencias estatales.

Ahora muchos estados financian centros de recursos para padres en distritos escolares locales. Pregunte a su Director de Educación Especial si hay algún centro local de recursos para padres en su área.

Enlaces a las Cartas Especficas

Esto concluye la introducción general a la técnica de escribir cartas al sistema escolar de su niño. De aquí en adelante presentamos las cartas individualmente para que Ud. pueda seleccionar sólo la carta o cartas más relevantes a su situación. Las cartas son:

Carta 1. Cómo solicitar una evaluación de su niño a fin de recibir servicios de educación especial.

Carta 2. Cómo solicitar una reunión para revisar el IEP de su niño.

Carta 3. Cómo solicitar un cambio en la ubicación de su niño.

Carta 4. Cómo solicitar los expedientes escolares.

Carta 5. Cómo solicitar una evaluación independiente.

Carta 6: Cómo informar a la escuela de que Ud. tiene la intención de matricular a su hijo en una escuela privada al costo del público.

Carta 7: Cómo solicitar una notificación previa por escrito.

Carta 8. Resolviendo desacuerdos con el sistema escolar.

SOURCE ARTICLE: Center for Parent Information and Resources